Einen Raum erstellen

Formular öffnen

Öffnen Sie in der linken Navigation «Räume» und klicken Sie oben rechts auf «+ Neuer Raum». Das Formular öffnet sich seitlich. Über die Reiter «Allgemein», «Buchungsregeln», «Preise» und «Medien & Ausstattung» wechseln Sie zwischen den Bereichen.

Allgemeine Angaben erfassen

Tragen Sie einen eindeutigen Namen und die Kapazität ein. Beschreiben Sie kurz, wofür sich der Raum eignet.

Im Beispiel verwenden wir:

• Name: Sitzungszimmer Dorfhaus
• Kapazität: 20 Personen
• Beschreibung: Heller Sitzungsraum für Besprechungen und Vereinssitzungen.
• Adresse, PLZ Ort: Dorfstrasse 10, 1111 Musterhausen
• Zutritt / Schlüsselübergabe: Schlüssel nach Absprache bei der Gemeindeverwaltung abholen.

Ergänzen Sie bei Bedarf den «Google Maps Link». Kontrollieren Sie den Schalter «Raum aktiv». Falls der Bereich «Facility Manager» verfügbar ist, können Sie zuständige App-Benutzer auswählen.

Buchungsregeln festlegen

Wechseln Sie zu «Buchungsregeln». Wählen Sie zunächst die erlaubten Wochentage.

Legen Sie danach die Zeitregeln fest:

• Min. Buchungsdauer: Im Beispiel dauert eine Buchung mindestens 1 Stunde.
• Pufferzeit: Im Beispiel bleiben 15 Minuten zwischen zwei Buchungen frei.
• Vorlaufzeit: Im Beispiel muss mindestens 24 Stunden im Voraus gebucht werden.
• Buchungsfenster beachten: Aktiviert übernimmt der Raum das Enddatum aus den Einstellungen Ihrer Organisation. Ist die Option ausgeschaltet, können Kunden weiter in die Zukunft buchen.

Wählen Sie das passende Buchungsmodell:

• Flex-Raum: Kunden buchen stundenweise und wählen genaue Zeiten. Im Beispiel ist der Raum von 07:00 bis 22:00 Uhr buchbar.
• Block-Raum: Kunden wählen vorgegebene Zeitblöcke wie Morgen, Nachmittag, Abend oder Ganztags. Aktivieren Sie die gewünschten Blöcke.

Für unser Sitzungszimmer schalten wir auf «Flex-Raum». Die Option «Nur eine Buchung pro Tag zulassen» bleibt ausgeschaltet. Wenn Sie sie aktivieren, sperrt bereits eine Buchung den restlichen Tag.

Preise hinterlegen

Öffnen Sie «Preise». Tragen Sie die Tarife für das gewählte Buchungsmodell ein. Das Formular bietet Felder für Ganztag, Zeitblock und Stunde.

Für den Flex-Raum hinterlegen wir beispielhaft einen Stundenpreis von CHF 30 für «Extern» und CHF 20 für «Einheimische». Diese Werte dienen nur zur Erklärung und sind keine Tarifempfehlung.

Die Felder für Einheimische sind abhängig von den verfügbaren Funktionen. Beachten Sie die im Formular angezeigte Währung und Mehrwertsteuerangabe. Prüfen Sie die Tarife Ihrer Organisation vor dem Speichern.

Ausstattung und Bilder ergänzen

Wechseln Sie zu «Medien & Ausstattung».

Tragen Sie unter «Standard-Ausstattung (Tags)» einen Begriff ein, zum Beispiel «Beamer», und klicken Sie auf das Pluszeichen. Wiederholen Sie dies für weitere Ausstattungsmerkmale.

Über «Bilder hochladen» wählen Sie Fotos des Raums aus. Verwenden Sie Bilder, die den Raum und seine Einrichtung gut zeigen und für deren Veröffentlichung Sie berechtigt sind.

Die «Zusatzausstattung» verwalten Sie nach dem ersten Speichern des Raums. Das Formular weist darauf hin, solange der Raum noch nicht gespeichert ist.

Prüfen und speichern

Kontrollieren Sie Name, Adresse, Kapazität, Buchungsmodell, Zeiten und Preise. Klicken Sie unten auf «Speichern».

Falls das Formular einen Fehler anzeigt, korrigieren Sie das betroffene Feld und speichern Sie erneut. Suchen Sie den Raum anschliessend in der Raumliste und öffnen Sie ihn zur Kontrolle.

Prüfen Sie bei einem aktiven Raum zusätzlich die Darstellung auf der Buchungsseite Ihrer Organisation. Kontrollieren Sie dort Beschreibung, Bilder und die auswählbaren Zeiten, bevor Sie den Buchungslink weitergeben.