E-Mails und Benachrichtigungen
Festlegen, wer bei neuen Anfragen informiert wird, und die Texte in der Buchungsbestätigung ergänzen.
Ruum verschickt zwei Arten von E-Mails: Benachrichtigungen an Personen Ihrer Organisation und Status-E-Mails an die Anfragenden. Die Benachrichtigungen und die Zusatztexte stellen Sie unter «Einstellungen» und «Benachrichtigungen» ein.
Wer erhält welche Benachrichtigung?
Für jedes Ereignis wählen Sie, welche App-Benutzer eine E-Mail erhalten. Sie können pro Ereignis mehrere Personen wählen.
| Ereignis | Die gewählten Personen erhalten eine E-Mail |
| Buchungsanfragen | bei jeder neuen Anfrage |
| Bestätigung | wenn eine Buchung bestätigt wird |
| Stornierung | wenn eine Buchung storniert wird |
| Erinnerung | am Vortag der Buchung |
Was erhalten die Anfragenden?
Die Anfragenden erhalten automatisch eine E-Mail, wenn Sie eine Buchung bestätigen, ablehnen oder stornieren. Die Angaben unter «Organisation» erscheinen im Footer dieser E-Mails. Eine Status-E-Mail senden Sie in den Details der Buchung mit «Status-E-Mail senden» erneut.
Wie ergänze ich die Buchungsbestätigung?
Zusatztext erfassen
Tragen Sie unter «Text für Buchungsbestätigung» ein, was jede Bestätigung enthalten soll, zum Beispiel Hausordnung oder Reinigung. Leer lassen, wenn Sie keinen Zusatztext wünschen.Zutrittshinweis erfassen
Tragen Sie unter «Standard Schlüsselübergabe / Zutrittshinweis» ein, wie die Anfragenden zum Schlüssel kommen. Dieser Text erscheint, wenn beim Raum kein eigener Hinweis erfasst ist.Speichern
Klicken Sie im jeweiligen Abschnitt auf «Speichern».Tägliche Tagesübersicht
Mit Enterprise Ruum sendet jeden Morgen eine E-Mail mit allen bestätigten Buchungen des nächsten Tages. Aktivieren Sie «Tägliche Tagesübersicht» und tragen Sie unter «FM-Adresse für Tagesübersicht» die Adresse der Hauswartung ein. Diese Adresse gilt nur für die Tagesübersicht, nicht für die Ereignisse oben.