Ablauf einer Reservation

Jede Reservation durchläuft in Ruum die gleichen Schritte. Die Anfragenden brauchen dafür kein Benutzerkonto. Die Entscheidung liegt immer bei Ihrer Organisation.

Anfrage

Eine Person fragt über Ihre öffentliche Buchungsseite einen Raum an. Die Buchung hat den Status «Ausstehend». Die Personen, die Sie für «Buchungsanfragen» gewählt haben, erhalten eine E-Mail.

Bewilligung

Die Administration prüft die Anfrage und wählt «Bestätigen» oder «Ablehnen». Die anfragende Person erhält automatisch eine E-Mail mit dem Entscheid.

Nutzung

Die bestätigte Buchung erscheint im Kalender und in der Agenda auf dem Dashboard. Die Personen, die Sie für «Erinnerung» gewählt haben, erhalten am Vortag eine E-Mail.

Abnahme

Mit Enterprise Nach der Nutzung nimmt die Hauswartung den Raum ab. Danach schliesst die Administration die Buchung ab.

Was bedeuten die Status?

Status	Bedeutung
Ausstehend	Die Anfrage ist eingegangen und noch nicht entschieden.
Bestätigt	Die Buchung ist bewilligt. Der Raum ist für diese Zeit belegt.
Abgelehnt	Die Anfrage wurde abgelehnt.
Storniert	Eine bestätigte Buchung wurde storniert.
Importiert	Die Buchung stammt aus einem ICS-Import und gilt als bestätigt.
Abnahme offen	Mit Enterprise: Die Nutzung ist vorbei, die Hauswartung hat den Raum noch nicht abgenommen.
Abgenommen	Mit Enterprise: Die Hauswartung hat den Raum abgenommen.
Abgeschlossen	Mit Enterprise: Die Administration hat die Buchung abgeschlossen.

Kann ich selbst eine Buchung erfassen?

Ja. Wählen Sie unter «Buchungen» oder auf dem Dashboard «Neue Buchung», zum Beispiel für eine telefonische Anfrage oder einen eigenen Anlass. Mehr dazu unter Reservationen bearbeiten.

Anfragen prüfen und bewilligen

Anfragen bestätigen oder ablehnen.

E-Mails und Benachrichtigungen

Wer bei neuen Anfragen informiert wird.